Was kostet die Prozess-Digitalisierung?

Wir arbeiten mit Festpreis je Teilprojekt oder einem monatlichen Retainer als Pauschale für Betreuung und Weiterentwicklung. Im Angebot stehen Leistungsumfang, Termine oder Laufzeit und die Ergebnisse, die Sie bekommen. Konkrete Einordnung nach dem Erstgespräch.

Welche Tools und Plattformen nutzen Sie?

Primär Make (Integromat) und n8n als Automations-Plattform. Für CRM arbeiten wir mit HubSpot, Pipedrive, Zoho und ähnlichen. Datenbanken via Airtable oder direkten SQL-Anbindungen. Immer so nah wie möglich an Ihrem bestehenden Stack.

Können wir die Automationen später selbst pflegen?

Ja - genau dafür nutzen wir Make und n8n. Nach der Übergabe können Ihre Mitarbeitenden (oder eine interne IT) Szenarien anpassen, auch ohne zu programmieren. Wir schulen das gerne und dokumentieren vollständig auf Deutsch.

Ist das DSGVO-konform?

Ja. Wir nutzen bevorzugt EU-Instanzen (Make EU, n8n Cloud EU oder Self-Hosted), arbeiten mit Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) und dokumentieren Datenflüsse. Bei KI-Integrationen greift zusätzlich unser KI-Kompass-Framework.

Was, wenn nach der Übergabe etwas kaputtgeht?

Sie haben drei Optionen: (1) Pay-per-Ticket-Support, (2) monatlicher Wartungs-Retainer mit SLA, (3) komplette Betriebs-Übernahme. Wir zwingen niemanden in einen Vertrag - aber wir lassen auch niemanden hängen.

◆ Gewerk I · Prozesse digitalisieren

Ihre Prozesse laufen noch manuell? Wir ändern das.

Für Mittelständler zwischen 10 und 250 Mitarbeitenden mit vollem Auftragsbuch und knappen Händen. Wir analysieren, bauen und dokumentieren Automatisierungen - mit Make und n8n, auf Augenhöhe, in deutscher Sprache.

Erstgespräch buchen Wie wir arbeiten

ZielgruppeProjektbasierte Dienstleister, Handwerk und Verwaltung mit hohem Koordinations- und Dokumentations-Aufwand.

ErgebnisLaufende Automationen mit deutscher Dokumentation, Playbook und Monitoring. Bis zu 80 % weniger Routine-Arbeit.

EinstiegErstgespräch 15 Min. Danach Festpreis-Angebot für ein klar umrissenes Teilprojekt, typisch 2 – 4 Wochen.

Werkzeuge, mit denen wir arbeiten

Maken8nHubSpotPipedriveAirtable

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01 · Die vier Dauerbaustellen

Was wir in fast jedem Mittelstands-Betrieb sehen.

Die Schmerzen variieren in der Farbe, aber nicht in der Form. Excel-Ketten, Doppelerfassung, unklare Übergaben, CRM-Schatten. Jede einzelne davon ist lösbar - aber nicht mit „noch einem Tool“.

Pain 01Daten verstreut

Excel, Mail, Zettel.

Kundenanfragen in Postfächern, Angebote in Excel, Aufträge auf Zetteln. Niemand weiß, wo die aktuelle Version liegt - und irgendjemand arbeitet auf der falschen.

● Typisch: 3 – 5 Systeme parallel

Pain 02Doppelerfassung

Einmal eingeben reicht nie.

Dieselben Daten wandern manuell zwischen CRM, Buchhaltung und Versand. Jede Stelle ein Fehlerrisiko, jede Übertragung kostet Stunden pro Woche.

● Ø 6 – 12 h pro MA / Monat

Pain 03Übergaben unklar

„Ich dachte, du machst das.“

Aufgaben fallen zwischen Abteilungen durch, Anfragen werden vergessen, Angebote gehen unter. Sichtbarkeit kommt nur durch Nachfragen und Stress-Mails.

● Verlorene Leads: real messbar

Pain 04CRM-Schatten

Kundenwissen im Kopf.

Wichtige Details über Kunden existieren nur als Erinnerung einzelner Mitarbeiter. Kündigung, Urlaub, Krankheit - und die Beziehung startet wieder bei null.

● Oft still, aber teuer

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02 · Vorher / Nachher

Vom Gewirr zur geraden Linie.

So sieht der Umbau aus der Vogelperspektive aus: Vier manuelle Dauerbaustellen laufen in einer dokumentierten Automation zusammen - und dahinter bleibt eine einzige, gerade Strecke.

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03 · Drei Beispielabläufe

Automatisiert wird die Übergabe, nicht nur der Text.

Drei Abläufe als Muster - zur Erläuterung formuliert, nicht aus einem Kundenprojekt. Jeder führt vom Eingang über Prüfung und Ausnahme bis zur Freigabe. Ein KI-Entwurf, den danach doch jemand abtippt, löst den Folgeschritt nicht; tragfähig wird eine Automatisierung erst, wenn sie die ganze Übergabe schließt - einschließlich der Fälle, in denen etwas fehlt.

Muster A · Auftragserfassung

Bestellung per E-Mail ins ERP.

Eingang
Ein Kunde schickt eine Bestellung als E-Mail oder PDF-Anhang - Positionen, Mengen, Wunschtermin, mal mit, mal ohne Artikelnummer.
Prüfung
Die Angaben werden ausgelesen und mit Ihren Stammdaten abgeglichen: Ist der Kunde angelegt, gibt es die Artikel, passen Preise und Konditionen zum hinterlegten Stand?
Ausnahme
Fehlt eine Artikelnummer, weicht ein Preis ab oder ist die Lieferadresse neu, wird daraus ein Klärungsvorgang für den Innendienst - mit dem Hinweis, was genau fehlt.
Freigabe
Eine zuständige Person sieht den vorbereiteten Auftrag und gibt ihn frei. Nichts landet ungeprüft im System.
Ergebnis
Der freigegebene Auftrag wird in Ihre vorhandene Warenwirtschaft oder Ihr ERP übernommen, sofern das System eine Import- oder API-Schnittstelle bietet. Das prüfen wir in der Analyse.

Vertiefung: Auftragserfassung aus E-Mails automatisieren

Muster B · Abrechnung

Vom erledigten Einsatz zur Rechnung.

Eingang
Ein Serviceeinsatz ist erledigt. Der Bericht kommt aus der App, als Formular oder als Foto des Papierbogens.
Prüfung
Bericht und die Nachweise, die dieser Auftrag verlangt - etwa unterschriebener Leistungsnachweis, Materialliste, Fotos oder Prüfprotokoll - werden dem Auftrag zugeordnet und mit der vereinbarten Leistung verglichen.
Ausnahme
Fehlt ein Nachweis oder weicht die Leistung vom Auftrag ab, geht eine Nachforderung an die zuständige Person - bevor die Rechnung entsteht, nicht erst nach einer Rückfrage des Kunden.
Freigabe
Das Büro sieht den vollständigen Vorgang und gibt die Abrechnung frei.
Ergebnis
Die Rechnungsdaten liegen vorbereitet für Ihr Abrechnungs- oder Buchhaltungssystem vor, die Nachweise hängen am Vorgang und sind wiederauffindbar.

Wo solche Übergaben bei Ihnen hängen: Prozess-Audit-Checkliste

Muster C · Anfragen

Anfrage im Postfach, Antwort mit Zuständigkeit.

Eingang
Eine Kundenanfrage kommt ins Sammelpostfach oder über das Kontaktformular.
Prüfung
Die Anfrage wird im CRM dem bestehenden Kontakt und Vorgang zugeordnet oder neu angelegt. Die nächste Aktion bekommt eine zuständige Person und eine Frist.
Ausnahme
Ist unklar, worum es geht, oder fehlen Angaben für ein Angebot, entsteht eine Rückfrage-Aufgabe - statt dass die Mail ungelesen im Postfach liegen bleibt.
Freigabe
Eine vorbereitete Antwort geht erst hinaus, wenn die zuständige Person sie geprüft hat.
Ergebnis
Der Kunde bekommt eine nachvollziehbare Rückmeldung, und im CRM ist sichtbar, wer was bis wann erledigt.

Den Weg bis zum Angebot selbst aufnehmen: Prozesskarte Anfrage bis Angebot

Welche Stufen sich bei Ihnen automatisieren lassen, hängt von Ihren Systemen und deren Schnittstellen ab - das klären wir in der Analyse, bevor ein Festpreis feststeht. Was neben der Umsetzung an Kosten anfällt - Lizenzen, Betrieb, interne Prüfung -, ordnet der Ratgeber Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand? ein.

Im Erstgespräch

Erkennen Sie einen dieser Abläufe wieder? Bringen Sie ihn ins Erstgespräch mit - wir gehen ihn Stufe für Stufe an Ihrem Betrieb durch. Erstgespräch buchen

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04 · So arbeiten wir

Vier Schritte. Vom Workshop zur laufenden Automation.

Kein Berater-Theater, kein 80-seitiges Gutachten. Jeder Schritt liefert ein konkretes Artefakt, das Sie behalten - Prozess-Karte, Blueprint, Automation, Übergabe-Dokument.

01 / Analyse

Zuhören und zeichnen.

Gemeinsamer Workshop, Prozess-Mapping, Messung von Durchlaufzeit und Handover-Punkten. Am Ende liegt auf einer Seite, was wirklich passiert.

Woche 1 · 1 – 2 Termine

02 / Blueprint

Ziel-Soll zeichnen.

Welche Schritte werden automatisiert, welche Tools verbunden, wer übernimmt was. Technisch und organisatorisch abgestimmt, bevor eine Zeile gebaut wird.

Woche 1 – 2 · Dokument

03 / Automatisieren

Make & n8n verdrahten.

Konkrete Automations-Szenarien in Make oder n8n, inklusive Fehlerbehandlung, Logs und Monitoring. Sie sehen live, was passiert.

Woche 2 – 4 · Implementierung

04 / Betrieb

Übergabe mit Dokumentation.

Sie bekommen Playbook, Admin-Zugänge, Monitoring-Dashboard und Wartungs-Termin. Oder wir betreiben es weiter - Ihre Wahl.

Ab Woche 4 · dauerhaft

Den ersten Schritt können Sie selbst machen. Die Karte aus Schritt 01 entsteht sonst im Workshop - für den Weg von der eingehenden Anfrage bis zum verschickten Angebot gibt es sie auch zum Selbstausfüllen: Prozesskarte Anfrage bis Angebot (19 EUR inkl. 19 % USt, Einmalkauf) - acht Schritte mit Ist- und Soll-Spalten, fünf Messpunkte und ein ausgefülltes Muster. Wer damit ins Erstgespräch kommt, spart sich den Teil, in dem erst gemeinsam herausgefunden wird, wie der Ablauf heute aussieht.

Geht es bei Ihnen um Wartung und Instandhaltung von Maschinen und Anlagen, lesen Sie vorab unseren Ratgeber Wartungsprozesse digitalisieren.

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05 · Was Sie bekommen

Sechs konkrete Zusagen.

Nicht mehr, nicht weniger. Jeder Punkt ist im Angebot schriftlich fixiert und Grundlage der Werkleistung.

A · 01

Bis zu 80 % weniger Routine.

Auf Projektbasis messbar: Stunden pro Woche, die nicht mehr in Copy-Paste, Excel-Updates und Mail-Ketten fließen - sondern in echte Wertschöpfung.

A · 02

Gebaut mit Make & n8n.

Wir setzen auf die zwei bewährten No-/Low-Code-Plattformen. Keine Black-Box-Eigenentwicklung, die Sie nicht warten können.

A · 03

DSGVO & EU-Hosting inklusive.

Alle Automationen laufen DSGVO-konform, bevorzugt auf EU-Servern. Datenflüsse werden dokumentiert, Auftragsverarbeitung vertraglich geregelt.

A · 04

Deutsche Dokumentation.

Jede Automation mit deutschem Handbuch, Screenshots und Übergabe-Termin. So kann auch die nächste Generation im Betrieb damit arbeiten.

A · 05

Keine Abhängigkeit.

Zugänge bleiben bei Ihnen, Verträge direkt mit Make oder n8n. Wir sind Umsetzungs-Partner, nicht Gatekeeper.

A · 06

Transparente Kosten.

Festpreis pro Teilprojekt oder monatliches Retainer-Modell. Keine versteckten Lizenzkosten, keine Überraschungen im Projekt.

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06 · Qualifikation

Keine Agentur-Folien. Werkleistung auf Grundlage von Zertifizierungen.

Wir liefern, was wir können. Wir können Make und n8n - für den Rest haben wir Partner, die wir ausdrücklich empfehlen. Das ist die ehrlichste Form von Qualitätssicherung, die wir kennen.

Gewerk Prozesse · Teil von BMP Digital · Inhabergeführt

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Wir bauen mit Make und n8n

Zwei Plattformen, beide breit etabliert im europäischen Mittelstand - wartbar, dokumentiert, von Ihnen übernehmbar.

DSGVO & AVV aus einer Hand

Auftragsverarbeitungsverträge, EU-Hosting bevorzugt, dokumentierte Datenflüsse - inklusive im Projekt.

€

Festpreis je Teilprojekt

Klar umrissener Scope statt Beratungstag-Abrechnung. Wartungs-Retainer optional und kündbar.

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07 · Häufig gefragt

Antworten vor der ersten Rechnung.

Ausführliche Dokumentation im Help-Center. Oder schreiben Sie an kontakt@bmp-digital.de - wir antworten binnen eines Werktags.

Die meisten Einzel-Automationen stehen innerhalb von 2 – 4 Wochen. Größere Prozess-Digitalisierungen (z. B. kompletter Angebots-bis-Rechnung-Flow) nehmen 6 – 10 Wochen in Anspruch, mit wöchentlichen Meilensteinen.

Nächster Schritt

Lassen Sie uns 15 Minuten über Ihren größten Zeitfresser sprechen.

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