Wir wissen noch nicht, ob wir überhaupt KI brauchen.

Genau dafür ist das Erstgespräch da. Wir hören zu, wo Ihre Engpässe sitzen, und sortieren ehrlich, ob KI dafür ein passendes Werkzeug ist - oder ob es bessere Hebel gibt (Prozess-Automatisierung ohne KI, Personal, Schulung). KI ist nicht für jeden Engpass die Antwort.

Übernehmen Sie auch die Schulung selbst?

Ja. Die KI-Schulung ist ein eigenständiges Angebot - 90 Minuten Inhouse oder Remote für die Belegschaft, vertieftes Format für AI Officer und DSB. Durchgeführt von einem DEKRA-zertifizierten AI Officer, Nachweise dokumentiert nach EU-KI-VO Art. 4. Inhalte werden auf Ihren Branchenkontext zugeschnitten.

Müssen wir KI-Kompass kaufen, um die Beratung zu nehmen?

Nein. KI-Kompass ist eines der Werkzeuge, mit denen wir arbeiten - nicht Voraussetzung für die Beratung. Wer eigene Compliance-Strukturen hat, behält sie. Wer eine Struktur sucht, bekommt KI-Kompass empfohlen, weil es genau die Pflichten der EU-KI-VO abdeckt.

Wie lange dauert eine typische Beratung?

Die Strategie-Phase (Bestand, Roadmap, Compliance-Einordnung) ist in 3 – 4 Wochen abgeschlossen. Pilot-Begleitung läuft typisch 6 – 10 Wochen, abhängig vom Use-Case. Danach auf Wunsch laufendes Sparring als Pauschale mit festgelegter Laufzeit - mit vereinbarten Review-Terminen und beschriebenem Leistungsumfang.

Setzen Sie KI-Werkzeuge selbst im Betrieb der Kunden ein?

Werkzeug-Auswahl und Konfiguration begleiten wir, der operative Betrieb läuft regelmäßig über Ihr Team oder Ihre IT - genau dort, wo später die Verantwortung liegt. Wo es im Einzelfall sinnvoll ist, übernehmen wir auch operative Anteile direkt; das klärt sich im Erstgespräch.

Datenschutz - was passiert mit unseren Inhalten in der Beratung?

Vertraulich. Im Erstgespräch und in der Strategie-Werkstatt arbeiten wir mit den Inhalten, die Sie aktiv teilen - es findet keine technische Anbindung an Ihre Systeme statt, solange Sie das nicht beauftragen. KI-Werkzeuge mit DSGVO-Risiko setzen wir in der eigenen Arbeit nicht ein.

◆ Gewerk II · KI-Beratung

KI, die zu Ihrem Betrieb passt - nicht zum Hype-Zyklus.

Strategische KI-Beratung für den Mittelstand: Wo lohnt KI in Ihrem Betrieb, wo nicht. Welche Werkzeuge passen, welche Risiken sind real. Wir entwickeln mit Ihrer Geschäftsführung eine KI-Roadmap, begleiten den ersten Use-Case operativ und verankern Compliance und Schulung im Tagesbetrieb.

Erstgespräch buchen So arbeiten wir

ZielgruppeGeschäftsführung und Bereichsleitung in KMU mit 10 – 250 Mitarbeitenden, die KI nicht dem Zufall überlassen wollen.

ErgebnisUse-Case-Backlog, KI-Roadmap, Werkzeug-Empfehlungen mit Compliance-Einordnung, ein begleiteter Pilot und ein verankerter Schulungs-Plan.

Einstieg15-Minuten-Video-Call. Alternativ direkter Einstieg über die KI-Schulung oder KI-Kompass - beides bringt Sie ohne Umweg in die Materie.

Werkzeuge, die wir im KMU-Alltag bewerten und einordnen

Microsoft CopilotChatGPTClaudeGoogle GeminiMistral

[001]

01 · Was wir im Markt sehen

Sechs Muster, an denen KI im Mittelstand scheitert.

KI-Einführungen in KMU scheitern selten an der Technik. Sie scheitern an fehlender Priorisierung, fehlender Compliance-Einordnung, fehlender Schulung - an Werkzeug-Sammlungen ohne Strategie - und an Schatten-IT, ob durch Pauschalverbot oder durch Regel-Vakuum. Wir setzen genau dort an, bevor Lizenzen anwachsen und Use-Cases im Sand verlaufen.

Muster 01Tool statt Strategie

KI als Tool-Sammlung statt Geschäftslogik.

Lizenzen für Copilot, ChatGPT und Gemini liegen verteilt im Unternehmen. Wer was wofür nutzt, weiß zentral niemand. Aus zehn Werkzeugen entsteht aber keine Strategie - sondern Lärm und doppelte Kosten.

Muster 02Hype ohne Use-Case

Pilot-Projekte ohne Geschäftsrelevanz.

Die Geschäftsführung will „etwas mit KI machen“. Es entsteht ein Chatbot, der niemanden bedient, oder ein Modell, das niemandem hilft. KI muss aus einem Geschäftsproblem heraus kommen - nicht aus einer Newsletter-Idee.

Muster 03Compliance

EU-KI-VO unter- oder überdimensioniert.

Entweder „uns trifft das nicht“ - was selten stimmt, sobald Copilot, Personio oder Bewerber-Scoring im Einsatz sind. Oder die Risikobewertung wird zur juristischen Doktorarbeit. Beide Extreme verzögern.

Muster 04Belegschaft

Schulungslücke nach Art. 4.

KI-Werkzeuge werden eingeführt, ohne dass die Belegschaft weiß, was sie damit darf, was nicht und warum. Compliance-relevant - und produktivitätsrelevant: ungeschulte Teams nutzen KI entweder gar nicht oder unkontrolliert.

Muster 05Verbot ohne Alternative

Pauschalverbot erzeugt das Risiko, das es vermeiden soll.

Wer KI untersagt, ohne eine erlaubte Alternative bereitzustellen, treibt Mitarbeitende in private Accounts - Firmendaten in Free-Versionen ohne AVV, ohne IT-Kontrolle. Schatten-IT ist regelmäßig das größere Datenschutzrisiko als der kontrollierte Einsatz mit klarem Rahmen.

Muster 06Regelungs-Vakuum

Keine Vorgabe, kein Werkzeug - jeder löst es allein.

Ohne Regelung und ohne hausinternes Tool greifen Teams zum nächstbesten Werkzeug aus dem Netz: zehn Accounts, zehn Datenflüsse, keine zentrale Sicht. Erlauben und ausstatten verhindert mehr Schatten-IT als nur regulieren - der saubere Weg ist Business-Account, AVV, Inventar, Schulung.

[002]

02 · Arbeitsweise

Vier Schritte. Vom Inventar zum verankerten Pilot.

Vier Schritte, die KI aus dem Hype-Modus in den Tagesbetrieb überführen. Bestand, Strategie, Pilot, Anker - jeder Schritt mit klarem Ergebnis, das Ihre Geschäftsführung in der Hand hat.

01 / Bestand

Use-Case- und Tool-Inventar.

Aufnahme dessen, was im Unternehmen an KI-Werkzeugen bereits genutzt wird - auch Schatten-IT - und welche Geschäftsprobleme sich für KI-Lösungen tatsächlich anbieten. Ergebnis: ein priorisierbares Bild.

Woche 1 · zwei Termine

02 / Strategie

KI-Roadmap mit Geschäftsbezug.

Aus den Use-Cases priorisieren wir nach Geschäftsnutzen, Aufwand und Risiko. Was wird zuerst angegangen, was später, was lassen wir bleiben. Inklusive Compliance-Einordnung pro Use-Case.

Woche 2–3 · Strategie-Werkstatt

03 / Pilot

Begleitung des ersten Use-Cases.

Ein konkreter Use-Case wird mit Ihrem Team operativ gestartet. Wir begleiten Werkzeug-Wahl, Datenfluss, Prozess-Integration und Messung - so lange, bis er im Tagesbetrieb steht.

Woche 3–10 · projektabhängig

04 / Anker

Compliance & Schulung im Tagesbetrieb.

Die EU-KI-VO-Pflichten landen dauerhaft im Betrieb: das Inventar und die Richtlinien laufen über KI-Kompass, die Schulung deckt Art. 4 ab. Beides erneuert sich, sobald sich das Inventar ändert.

ab Woche 4 · laufend

[003]

03 · Vor der Pilotentscheidung

Was vor dem ersten KI-Pilot geklärt sein sollte.

Eine KI-Ausgabe allein ist noch keine Entlastung. Für die Entscheidung zählt, was nach Prüfung, Korrektur und laufendem Betrieb vom Vorteil übrig bleibt. Drei Fragen, die wir vor jedem Pilot mit Ihnen durchgehen.

Frage A

Woran sich ein KI-Anwendungsfall lohnt.

Sechs Kriterien helfen bei der Entscheidung, ob ein Ablauf für KI taugt. Alle lassen sich vor dem ersten Test beantworten.

Häufigkeit: Wie oft fällt die Aufgabe an? Je öfter sie wiederkehrt, desto eher verteilen sich Einrichtung und Pflege. Ob sie sich tragen, entscheiden die übrigen Kriterien mit.
Heutiger Aufwand: Was kostet der Ablauf heute an Arbeitszeit, Wartezeit und Nacharbeit? Ohne diesen Ausgangswert lässt sich später nicht sagen, ob etwas besser geworden ist.
Datenzugang: Liegen die nötigen Informationen digital und in brauchbarer Qualität vor - und darf ein KI-Werkzeug sie verarbeiten? Verstreute oder lückenhafte Daten bremsen einen Pilot, bevor die KI überhaupt zum Zug kommt.
Fehlerfolgen: Was passiert, wenn die KI danebenliegt? Ein interner Entwurf, den vor der Weitergabe ohnehin jemand überarbeitet, hat andere Fehlerfolgen als ein falscher Preis im Angebot. Je teurer der Fehler, desto enger muss die Prüfung sein.
Verbleibende Prüfung: Wer kontrolliert das Ergebnis, und wie lange dauert das? Wenn die Prüfung so lange dauert wie die Aufgabe selbst, bleibt keine Entlastung übrig.
Klares Sollergebnis: Lässt sich beschreiben, wie ein richtiges Ergebnis aussieht - ein ausgefülltes Formular, ein zugeordneter Vorgang, ein freigabefähiger Entwurf? Ohne Sollbild gibt es keinen Maßstab.

Denkbeispiel · Muster, kein Kundenfall

Nehmen wir an, im Vertrieb kommen jeden Tag Anfragen mit technischen Datenblättern herein, und jemand überträgt Maße, Mengen und Wunschtermin von Hand in die Angebotsvorlage. Der Ablauf wiederholt sich, die Daten liegen als Dokument vor, das Sollergebnis ist eine ausgefüllte Vorlage, und jedes Angebot wird vor dem Versand ohnehin geprüft. Hier greifen die Kriterien: Ein KI-Anwendungsfall kann sich lohnen - wenn das Prüfen der vorbereiteten Vorlage spürbar kürzer bleibt als das heutige Abtippen.

Lässt sich dagegen nur ab und zu eine E-Mail sprachlich glätten, reichen ein freigegebenes Standardwerkzeug und eine klare Regel - ein eigenes Projekt lohnt dafür nicht.

Frage B

Welche Kosten neben der Einführung entstehen.

Die Gesamtkosten gehören vor den Pilot, nicht danach. Mit diesen fünf Kostenarten sollten Sie rechnen - nicht alle davon stehen auf einer Rechnung.

Auswahl und Einrichtung: Werkzeug-Vergleich, Datenschutz- und Vertragsprüfung, Konfiguration, erste Vorlagen und Regeln. Fällt einmal an - und ist größer, als eine schnell laufende Testversion vermuten lässt.
Integration: Die Anbindung an Postfach, CRM, ERP oder Dateiablage. Erst sie macht aus einer Antwort im Chatfenster einen Arbeitsschritt, der im System ankommt.
Lizenzen und Nutzung: Feste Lizenzen pro Person oder nutzungsabhängige Entgelte je Anfrage oder Datenmenge. Welches Modell günstiger ist, hängt davon ab, wie viele Personen wie oft damit arbeiten.
Kontrolle und Prüfung: Die Zeit, die Ihre Mitarbeitenden in Kontrolle und Korrektur stecken. Sie taucht auf keiner Rechnung auf und entscheidet trotzdem, ob unterm Strich Entlastung bleibt.
Betrieb und Änderungen: Überwachung, Fehlerbehandlung, Anpassung an neue Formulare, Anbieter-Updates und geänderte Abläufe. Eine KI-Lösung ist nach dem Start nicht fertig, sondern in Pflege.

Unsere eigene Leistung bieten wir als Festpreis oder als Pauschale mit festgelegter Laufzeit und beschriebenem Umfang an; die übrigen Kostenarten ordnen wir in der Strategie-Phase mit Ihnen ein. Wie sie sich zusammensetzen und wie Sie sie vor dem Pilot abschätzen, erklärt unser Ratgeber Was kostet KI-Automatisierung im Mittelstand?

Frage C

Was nach dem Pilot geklärt sein muss.

Ein Pilot beweist, dass etwas funktionieren kann. Ob es im Tagesbetrieb trägt, entscheiden drei Punkte, die spätestens vor dem Regelbetrieb feststehen müssen - am besten schon vor dem Pilot.

Zuständigkeit: Eine benannte Person oder Rolle im Haus verantwortet den Ablauf - nicht das Werkzeug und nicht der Dienstleister allein.
Ausnahmen und Fehler: Was passiert mit Fällen, die nicht ins Schema passen, und wer wird benachrichtigt, wenn etwas schiefgeht? Diese Fälle müssen sichtbar landen, nicht still verschwinden.
Betriebsmodell: Betreibt Ihr Team den Ablauf selbst, mit Unterstützung bei Bedarf - oder übernimmt ein Dienstleister den laufenden Betrieb?

Woran Sie messen, ob ein Workflow für den Regelbetrieb bereit ist, und was zur Übergabe gehört, beschreibt der Ratgeber Vom KI-Piloten in den Regelbetrieb. Welche Betriebsmodelle wir für Automatisierungen nach der Übergabe anbieten, steht auf unserer Seite Prozesse digitalisieren.

Im Erstgespräch

Bringen Sie einen konkreten Arbeitsablauf mit, den Sie mit KI entlasten möchten - eine Anfrage, einen Bericht, eine wiederkehrende Auswertung. Wir gehen die drei Fragen an diesem Ablauf mit Ihnen durch. Erstgespräch buchen

[004]

04 · Der Compliance-Pfad

Von der Bestandsaufnahme zum Nachweis.

Die EU-KI-VO ist ein Pfad, kein Papierberg: Bestand erfassen, Risikoklasse bestimmen, Pflichten ableiten, Nachweis führen. Die Zeichnung zeigt die Strecke - wir gehen sie mit Ihnen.

Der Pfad ist planbar. Die Fristen sind es nicht.

Die Geltungsdaten der EU-KI-VO laufen unabhängig davon, wo Ihr Betrieb auf diesem Pfad steht: Zwei Stufen sind bereits in Kraft, die Hochrisiko-Pflichten sind terminiert. Wer den Bestand jetzt erfasst, geht die Strecke ohne Termindruck - und hat den Nachweis fertig, bevor die Frist ihn verlangt.

Zwei Werkzeuge aus unseren Ressourcen decken die ersten Schritte ab: Der KI-Leitlinien-Generator erstellt das Muster einer KI-Richtlinie für Ihr Unternehmen, der EU-KI-VO-Leitfaden liefert den rechtlichen Hintergrund - beides im Browser, ohne Anmeldung.

Geltungsdaten KI-VO

Nächster Meilenstein:
Hochrisiko-Systeme (Art. 6).

Tage

Std.

Min.

Sek.

02.02.2025 - Art. 4 KI-Kompetenz✓ aktiv

02.08.2025 - GPAI-Transparenz✓ aktiv

02.08.2026 - Hochrisiko-Systeme—

02.08.2027 - Vollständige Geltunganstehend

[005]

05 · Was Sie bekommen

Sechs Artefakte aus jeder Beratung.

Nicht alles davon sofort in jeder Woche - aber Teil jeder Strategie-Phase und jedes Sparring-Retainers, den wir schließen.

B · 01

Use-Case-Backlog

Priorisierte Liste der KI-Anwendungsfälle, die in Ihrem Betrieb tatsächlich Wirkung zeigen - mit Aufwand-Nutzen-Risiko-Bewertung pro Fall.

B · 02

KI-Roadmap

Zeitplan über 6 – 12 Monate: welche Use-Cases wann angegangen werden, welche Vorarbeiten nötig sind, wer im Haus zuständig ist.

B · 03

Werkzeug-Empfehlung

Konkrete Tool-Auswahl je Use-Case mit DSGVO- und KI-VO-Bewertung. Keine Affiliate-Logik, keine Pauschal-Lieblinge.

B · 04

Compliance-Einordnung

Pro relevantem KI-System eine Risiko-Klassifizierung nach Art. 6 und Anhang III. Erst danach wird umgesetzt - nicht andersherum.

B · 05

Schulungsplan

Welche Rolle braucht welches Schulungs-Format - vom 90-Min-Basis-Workshop für die Belegschaft bis zur AI-Officer-Vertiefung. Mit Nachweis-Dokumentation für Art. 4.

B · 06

Sparring-Termine

Regelmäßige Reviews mit Ihrer Geschäftsführung - als zweiter Kopf am Tisch, wenn neue Anbieter, Tools oder Anfragen ins Haus kommen.

[006]

06 · Einstiege ins Gewerk

Zwei Einstiege - direkt in die Substanz.

Wer noch nicht zur vollen Beratung greifen will, findet hier zwei Einstiegswege, die für sich allein stehen. Beide werden auf Wunsch in eine größere Beratung überführt - oder bleiben das, was sie sind.

Einstieg AInhouse · Remote · 90 Minuten

KI-Schulung

Geführter Basis-Workshop für die Belegschaft: Was ist KI, was darf KI im Betrieb, wo liegen die Risiken, was sagt die EU-KI-VO. Auf Branchen-Kontext zugeschnitten, mit Schulungsnachweis nach Art. 4. Vertieftes Format für AI Officer und DSB auf Anfrage.

Belegschafts-Schulung 90 Min., Inhouse oder Remote
Inhalte auf Ihre Branche zugeschnitten
Durchführung: DEKRA-zertifizierter AI Officer
Nachweis nach EU-KI-VO Art. 4
Vertiefungs-Format für AI Officer & DSB optional

Schulung anfragen →Schulungs-Nachweise digital führen →

Einstieg BSelf-Service-Werkzeug

KI-Kompass

Wenn Sie die EU-KI-VO-Dokumentation selbst in die Hand nehmen wollen: Der KI-Kompass führt Sie im Self-Service durch KI-Inventar, Risiko-Klassifizierung, Richtlinien-Generator und Schulungsnachweise - mit Audit-Log. Ein eigenständiges Werkzeug unter kikosys.de, das für sich allein steht oder als Fundament dient, auf dem die Beratung aufsetzt.

Geführtes 14-Fragen-Assessment, Ergebnis in ca. 20 Minuten
KI-Inventar mit Risiko-Klassifizierung nach Anhang III
Richtlinien-PDF mit eingefrorenem Inventar-Snapshot
Schulungs-Workflow mit Token-Nachweis je Teilnehmenden

KI-Kompass auf kikosys.de öffnen →

Sie wollen die Unterweisung selbst moderieren? Drei Wege im Vergleich: Übersicht KI-Unterweisung.

[007]

07 · Haltung

KI ist Werkzeug, nicht Wunder.

Wir behandeln KI wie jede andere betriebliche Investition: mit Use-Case, mit Risiko-Bewertung, mit Folgekosten. Das schließt Begeisterung nicht aus - es schließt blinden Aktionismus aus. Strategie, Compliance und Schulung gehören zusammen, weil sie sich gegenseitig stützen.

BMP Digital · Arbeitsweise im Gewerk KI-Beratung

✓

DEKRA-zertifizierter AI Officer

Beratung, Klassifizierung und Schulung verantwortet Jerg Bengel, AI Officer mit DEKRA-Personenzertifikat. Ein geprüftes Etikett - kein gekauftes Siegel.

Methodik entlang EU-KI-VO

Use-Case-Bewertung mit Risiko-Klassifizierung nach Art. 6 und Anhang III. Compliance läuft nicht hinter der Strategie her, sondern parallel - das spart Rückwärts-Arbeit.

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Werkzeug-neutral

Keine Anbieter-Bindung, keine Affiliate-Logik. Microsoft Copilot, OpenAI, Anthropic, Google, Mistral werden pro Use-Case bewertet - nicht als Lieblings-Default empfohlen.

€

Festpreis oder Retainer

Strategie-Phase als Festpreis, Sparring-Retainer als Pauschale mit festgelegter Laufzeit und beschriebenem Leistungsumfang. Keine Beratungstag-Schleife, keine versteckten Lizenzkosten.

[008]

08 · Häufig gefragt

Antworten vor der ersten Rechnung.

Ausführliche Dokumentation im Help-Center. Oder schreiben Sie an kontakt@bmp-digital.de - wir antworten binnen eines Werktags.

Die Beratung deckt den vollen KI-Bogen ab: Strategie, Use-Case-Auswahl, Werkzeug-Wahl, Pilot-Begleitung, Schulung, Compliance. KI-Kompass ist eines der Werkzeuge daraus - das, das die laufende EU-KI-VO-Dokumentation strukturiert. Wer nur diese Dokumentation braucht und alles andere selber macht, kommt mit der SaaS allein hin. Wer Strategie und Sparring will, bekommt die Beratung.

Strategie-Werkstatt als Festpreis, Umfang abhängig von Unternehmensgröße. Pilot-Begleitung und laufendes Sparring als Pauschale mit festgelegter Laufzeit und beschriebenem Leistungsumfang. Im Angebot stehen jeweils Inhalte, Termine und Ergebnisse. Daneben gehören Kosten in die Rechnung, die nicht bei uns anfallen, etwa Lizenzen oder nutzungsabhängige Entgelte und Ihr interner Prüfaufwand. Konkrete Zahlen kommen nach dem Erstgespräch - vorher wäre es geraten.

Pauschal nein. Das Data Privacy Framework von 2023 stellt für zertifizierte US-Anbieter die Angemessenheit her - Datentransfer in die USA ist damit zulässig. Voraussetzungen für den konkreten Einsatz: AVV mit dem Anbieter, vertraglicher Ausschluss des Modelltrainings auf Ihren Daten, kostenpflichtiger Business- oder Enterprise-Account. Free-Versionen sind regelmäßig nicht rechtskonform - wer nichts zahlt, ist das Produkt. Eine dritte Schrems-Klage liegt beim EuGH, aktuell ist das aber kein Grund zum Blockieren. „Server in Frankfurt“ ist eher ein psychologisches als ein hartes Datenschutz-Argument - der US-Cloud-Act greift unabhängig vom Serverstandort, sobald ein US-Mutterkonzern dahinter steht.

Ein sauber konfigurierter Agent - Microsoft Copilot, Cowork-Modelle, eigene Implementierungen - sollte das Rechte- und Rollenkonzept der handelnden Person erben, also nicht mehr sehen als die Person, die den Prompt schickt. Ob er nur liest, Entwürfe anlegt oder selbst handelt, etwa löscht oder weiterleitet, sind getrennte Freigaben. Maßgeblich sind die tatsächlich erteilten Berechtigungen, nicht die Produktbeschreibung. Das setzt ein belastbares Berechtigungskonzept in SharePoint, CRM und Mail voraus - genau das ist in vielen Häusern die eigentliche Baustelle. Wir prüfen es mit, bevor wir agentische Systeme empfehlen.

Großteil der wirksamen Pflichten wurde von der EU-Kommission zeitlich verschoben - wesentliche Teile sollen erst Ende 2027 / Anfang 2028 greifen. Empfehlung für den Mittelstand: erst die DSGVO-Basis sauber ziehen - Inventar, AVV, Schulung nach Art. 4, Mensch im Driver-Seat nach Art. 22 DSGVO - und KI-VO-Pflichten dann ergänzen. Wer unter Hochrisiko-Kategorien aus Anhang III fällt - etwa Bewerber-Screening oder kritische Infrastruktur - hat eigene Pflichten; das klären wir im Erstgespräch.

Nächster Schritt

Ein Termin. Ein klarer Blick darauf, wo KI in Ihrem Betrieb wirklich trägt.

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