Anfrage kommt rein, Angebot geht raus. Was dazwischen passiert, weiß niemand genau.
Zwischen der Mail im Postfach und dem verschickten Angebot liegen acht Schritte - und in den meisten Betrieben kann niemand vollständig sagen, wer sie macht, womit und wie lange. Diese Karte ist zum Ausfüllen: eine Zeile je Schritt, erst das Ist, dann das Soll. Dazu fünf Messpunkte, die eine Woche lang gezählt und nicht geschätzt werden.
Transparenz nach Art. 50 EU-KI-VO: Die Inhalte dieses Pakets sind KI-unterstützt erstellt. Die redaktionelle Verantwortung liegt bei BMP Digital.
Was drin ist.
- Die Prozesskarte als PDF
Acht Schritte von der eingehenden Anfrage bis zur abgelegten Zusage oder Absage. Je Schritt fünf Ist-Spalten - wer, womit, wie lange, an wen übergeben, wo es bricht - und daneben die Soll-Spalten. Darunter fünf Messpunkte und das Feld für die eine Änderung, die diese Woche drankommt.
- Dieselbe Karte als CSV
Für alle, die lieber am Rechner arbeiten: gleiche acht Zeilen, dieselben Felder, semikolongetrennt. Öffnet in Excel, Numbers und LibreOffice - wer die Karte im Team führt und fortschreibt, arbeitet damit statt mit dem Ausdruck.
- Anleitung in sechs Schritten
Legen Sie eine echte Anfrage der letzten 14 Tage daneben, nicht die Erinnerung daran. Erst das Ist, dann das Soll, höchstens eine Änderung je Zeile. Wo Sie es nicht wissen, schreiben Sie unbekannt hin, statt zu schätzen. Für die Messpunkte wird erst eine Woche gezählt und dann eingetragen.
- Ausgefülltes Muster einer fiktiven Tischlerei
Ein erfundener Betrieb mit 18 Mitarbeitenden, bewusst unfertig ausgefüllt: vier von acht Schritten beschrieben, eine Kennzahl mit dem Vermerk nicht gemessen, eine einzige Änderung für diese Woche. So sieht die Karte aus, wenn sie ehrlich geführt wird - nicht wie eine Musterlösung.
- Einordnung auf einer Seite
Wofür die Karte da ist und wofür ausdrücklich nicht - und woran Sie merken, dass sie fertig ist: Jede Zeile der Ist-Spalte trägt einen Namen oder das Wort unbekannt, und mindestens zwei Messpunkte haben eine Zahl oder den Vermerk nicht gemessen. Kurz genug, um sie der Geschäftsführung vorzulegen.
Was nicht drin ist.
Damit vorher klar ist, wofür Sie zahlen - und wofür nicht.
- Die Suche nach dem richtigen Prozess - dafür gibt es die kostenlose Prozess-Audit-Checkliste
- Eine gebaute Automation mit Make oder n8n - das ist die Arbeit des Gewerks, nicht der Inhalt der Karte
- Eine Zusage, dass sich Durchlaufzeiten verkürzen oder Kosten sinken
- Software, Login oder Cloud-Dienst - die Karte ist ein Ausdruck und eine Tabelle
So läuft der Kauf.
- 01Bezahlen bei StripeDer Kauf-Button führt zum Bezahlvorgang von Stripe. Dort geben Sie Ihre Zahlungsdaten ein. Bei uns entsteht dabei kein Konto und kein Passwort.
- 02Zurück auf die BestätigungsseiteNach der Zahlung leitet Stripe Sie automatisch auf unsere Bestätigungsseite zurück.
- 03ZIP herunterladenDort liegt der Download-Link zu Ihrem Paket. Die Rechnung zur Zahlung schickt Ihnen Stripe per E-Mail an die Adresse aus dem Bezahlvorgang.
Digitaler Inhalt mit Sofort-Download nach der Zahlung. Im Bezahlvorgang stimmen Sie der sofortigen Bereitstellung ausdrücklich zu und bestätigen Ihre Kenntnis, dass Ihr Widerrufsrecht damit erlischt (§ 356 Abs. 5 BGB). Details: Widerruf bei digitalen Inhalten.
5 Dateien in einem ZIP-Archiv, ohne Kopierschutz und ohne Anmeldung. PDFs zum Ausdrucken, Tabellen zum Weiterbearbeiten.
- 00-was-das-paket-ist.pdf
- anleitung.pdf
- prozesskarte.pdf
- prozesskarte.csv
- muster-mustertischlerei.pdf
Warum eine Karte für einen einzigen Prozess
Digitalisierung scheitert selten an der Technik und oft daran, dass niemand den Ablauf vollständig kennt. Der Weg von der eingehenden Anfrage bis zum verschickten Angebot ist dafür das beste Beispiel: Er beginnt in einem Sammelpostfach, läuft über zwei oder drei Köpfe, springt zwischen Mail, Tabelle und Textverarbeitung - und steht trotzdem nirgends aufgeschrieben. Wer ihn umbauen will, ohne ihn vorher zu kennen, automatisiert Vermutungen.
Deshalb hat diese Karte nur acht Zeilen und beschreibt genau einen Ablauf. Je Schritt wird eingetragen, wer ihn heute macht, mit welchem Werkzeug, wie lange er dauert, an wen übergeben wird und wo es hakt. Gefragt ist das Ist, nicht das, was in der QM-Mappe steht: Wenn die Qualifikation in Wirklichkeit im Kopf der Geschäftsführung stattfindet, gehört genau das in die Zeile. Und wo Sie es nicht wissen, schreiben Sie unbekannt hin - eine ehrliche Lücke ist ein Ergebnis, eine geschätzte Zahl ist keins.
Danach kommen die Messpunkte, und die werden gezählt statt geschätzt: eingegangene Anfragen, davon qualifizierte, verschickte Angebote, die Zeit bis zum Angebot und die Anfragen, die nach 48 Stunden noch ohne Antwort waren. Sieben Tage genügen für eine erste Zahl. Am Ende steht bewusst nur eine Änderung - ein Schritt, eine Regel, ein Datum, an dem jemand nachsieht, ob sie gehalten hat. Fünf Änderungen gleichzeitig sind kein schnellerer Fortschritt, sondern der Grund, warum hinterher niemand sagen kann, welche davon gewirkt hat.
Checkliste, Karte, Umbau - was wozu gehört
Auf dieser Website liegt eine kostenlose Prozess-Audit-Checkliste. Die arbeitet in der Breite: Sie nehmen sich einen halben Tag, gehen mit den Bereichsverantwortlichen die Kernprozesse durch und haben am Ende eine sortierte Liste mit drei Kandidaten für den ersten Automatisierungsschritt. Wenn Sie noch nicht wissen, wo Sie ansetzen, fangen Sie dort an - das kostet nichts und ist der ehrlichere erste Schritt.
Diese Karte macht das Gegenteil: Sie geht in die Tiefe, dafür nur für einen einzigen Ablauf. Sie ist für den Betrieb gedacht, der weiß, dass es zwischen Anfrage und Angebot hakt, aber nicht genau wo. Acht Schritte, zwei Spaltenblöcke, fünf Messpunkte - mehr braucht es nicht, um zu sehen, wo die Übergaben liegen, und weniger reicht nicht, um über einen Umbau zu entscheiden.
Gebaut wird in beiden Fällen nichts. Wenn das Soll auf einer Seite steht und die Zahlen dazu vorliegen, ist der Moment gekommen, an dem sich über Automatisierung reden lässt - mit Make, mit n8n oder schlicht mit einer geänderten Absprache im Team. Das ist die Arbeit des Gewerks Prozesse digitalisieren und nicht der Inhalt eines ZIP-Archivs. Wer mit einer ausgefüllten Karte in so ein Gespräch geht, spart sich den Teil, in dem erst einmal gemeinsam herausgefunden wird, wie der Ablauf heute überhaupt aussieht.
Was Betriebe vor dem Kauf wissen wollen.
Was ist der Unterschied zur kostenlosen Prozess-Audit-Checkliste?
Die Checkliste arbeitet in der Breite: Sie gehen in einem halben Tag Ihre Kernprozesse durch und erhalten eine sortierte Liste mit drei Kandidaten für den ersten Automatisierungsschritt. Sie bleibt kostenlos. Diese Karte geht in die Tiefe, dafür nur für einen Ablauf - von der eingehenden Anfrage bis zum verschickten Angebot, in acht Schritten mit Ist-Spalten, Soll-Spalten und fünf Messpunkten. Wer noch nicht weiß, wo es klemmt, fängt mit der Checkliste an.
Für welche Betriebe und welche Prozesse ist die Karte gedacht?
Für kleine und mittlere Unternehmen mit etwa 10 bis 250 Mitarbeitenden, die auf Anfrage anbieten - Handwerk, projektbasierte Dienstleistung, Verwaltung. Beschrieben wird genau ein Ablauf: eingehende Anfrage bis verschicktes Angebot. Das Raster lässt sich auf andere Prozessketten übertragen, die acht Schritte sind aber auf diesen Weg zugeschnitten. Wer keine Angebote schreibt, hat wenig davon.
Brauche ich dafür Software oder einen Zugang?
Nein. Im Paket liegen die Karte als PDF zum Ausdrucken und dieselbe Karte als CSV, die sich in Excel, Numbers oder LibreOffice öffnen lässt. Es gibt kein Konto, kein Abo und keinen Cloud-Dienst, und die Karte setzt weder Make noch n8n noch ein CRM voraus. Die Dateien bleiben dort, wo Sie sie speichern. Ausgefüllt wird mit der Hand oder am Rechner, beides funktioniert.
Was mache ich mit der ausgefüllten Karte?
Zuerst nichts Großes: Sie setzen die eine Änderung um, die Sie unten eingetragen haben, und sehen am festgehaltenen Datum nach, ob sie gehalten hat. Danach zählen Sie die Messpunkte erneut - das ist der Vergleich, den Sie vorher nicht hatten. Erst wenn das Soll steht und Zahlen dazu vorliegen, lohnt das Gespräch über eine gebaute Automation. Die Karte ersetzt es nicht, sie bereitet es vor.
Bengel Medienproduktion (BMP Digital), Jerg Bengel, Katharinenstraße 6, 72764 Reutlingen, Deutschland · E-Mail kontakt@bmp-digital.de · USt-ID DE 284652676
Kein Rechtsrat. Eine ausfüllbare Arbeitskarte - keine Prozessberatung und keine gebaute Automation. Keine Zusagen zu Durchlaufzeiten oder Einsparungen.
KI-VO Starter Kit
Abheftbares Betriebspaket zur EU-KI-VO: Inventar-Tabelle mit Anleitung, Art.-4-Nachweisblatt, 30-Tage-Umsetzungsplan und ein ausgefülltes Muster. Einmalkauf, ZIP-Download.
29 EUR inkl. 19 % USt · ansehen →Art.-4-Unterweisungsskript
Moderator-Skript für eine 90-minütige interne KI-Unterweisung: Zeitplan, Folien-Gliederung, Nachweisblatt und Teilnehmer-Checkliste. Einmalkauf, ZIP-Download.
13,42 EUR inkl. 19 % USt · ansehen →Schulungsregister Art. 4
CSV-Register für Nachweise zur KI-Kompetenz: eine Zeile je Person und Maßnahme, mit Anleitung zu jeder Spalte. Einmalkauf, ZIP-Download.
9 EUR inkl. 19 % USt · ansehen →Sie wollen den Ablauf nicht nur aufschreiben, sondern umbauen? Prozesse digitalisieren im Überblick.