Eine Zeile je Person und Maßnahme. Wiederfindbar statt verstreut.
Unterschriebene Blätter liegen in Ordnern, Personalakten und Mail-Anhängen - und sind genau dann nicht auffindbar, wenn jemand danach fragt. Dieses Register ist die Liste darüber: neun Spalten, eine Zeile pro Person und Maßnahme, jede Auffrischung als neue Zeile.
Transparenz nach Art. 50 EU-KI-VO: Die Inhalte dieses Pakets sind KI-unterstützt erstellt. Die redaktionelle Verantwortung liegt bei BMP Digital.
Was drin ist.
- Register-Tabelle als CSV
Neun Spalten - Name, Funktion, Datum, Format, Dauer, Themen, Ablageort des Blatts, nächste Auffrischung, Bemerkung. Öffnet in Excel, Numbers und LibreOffice, mit einer Musterzeile zum Löschen.
- Anleitung
Was in welche Spalte gehört, wie Auffrischungen geführt werden, warum alte Zeilen stehen bleiben - und warum die Datei zu den Personalunterlagen gehört und nicht in einen offenen Cloud-Ordner.
- Einordnung auf einer Seite
Wofür das Register da ist und wofür ausdrücklich nicht. Kurz genug, um sie der Geschäftsführung vorzulegen.
Was nicht drin ist.
Damit vorher klar ist, wofür Sie zahlen - und wofür nicht.
- Die Unterweisung selbst - dafür gibt es das Moderator-Skript
- Software, Login oder Cloud-Dienst - das Register ist eine Datei
- Ein Nachweis, dass die Pflichten aus Art. 4 abgedeckt sind
- Rechtsberatung
So läuft der Kauf.
- 01Bezahlen bei StripeDer Kauf-Button führt zum Bezahlvorgang von Stripe. Dort geben Sie Ihre Zahlungsdaten ein. Bei uns entsteht dabei kein Konto und kein Passwort.
- 02Zurück auf die BestätigungsseiteNach der Zahlung leitet Stripe Sie automatisch auf unsere Bestätigungsseite zurück.
- 03ZIP herunterladenDort liegt der Download-Link zu Ihrem Paket. Die Rechnung zur Zahlung schickt Ihnen Stripe per E-Mail an die Adresse aus dem Bezahlvorgang.
Digitaler Inhalt mit Sofort-Download nach der Zahlung. Im Bezahlvorgang stimmen Sie der sofortigen Bereitstellung ausdrücklich zu und bestätigen Ihre Kenntnis, dass Ihr Widerrufsrecht damit erlischt (§ 356 Abs. 5 BGB). Details: Widerruf bei digitalen Inhalten.
3 Dateien in einem ZIP-Archiv, ohne Kopierschutz und ohne Anmeldung. PDFs zum Ausdrucken, Tabellen zum Weiterbearbeiten.
- 00-was-das-paket-ist.pdf
- anleitung.pdf
- schulungsregister.csv
Schulungsnachweise nach Art. 4 KI-VO führen
Die Blätter sind da, nur nicht auffindbar. Nach der ersten Unterweisung liegen unterschriebene Nachweise in einem Ordner, in zwei Personalakten und in drei Mail-Anhängen - und wenn ein Jahr später jemand fragt, wer wann worüber unterwiesen wurde, beginnt die Suche. Das ist kein Ordnungsproblem, sondern ein Nachweisproblem: Was sich nicht wiederfinden lässt, lässt sich auch nicht zeigen.
Ein Register ist die Liste über diesen Blättern. Neun Spalten genügen: Name, Funktion, Datum, Format, Dauer in Minuten, behandelte Themen, Ablageort des unterschriebenen Blatts, nächste Auffrischung, Bemerkung. Jede Maßnahme bekommt eine eigene Zeile, jede Auffrischung ebenfalls - alte Zeilen bleiben stehen, weil die Historie der Nachweis ist und nicht der aktuelle Stand allein.
Zur Einordnung: Ein Schulungsregister ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Art. 4 der EU-KI-Verordnung verlangt Maßnahmen für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz und nennt weder ein Format noch eine Frist noch ein Register. Wer diese Maßnahmen aber belegen möchte, braucht eine Dokumentation - und eine geführte Liste ist die einfachste Form davon. Der Aufwand dafür bleibt klein, solange die Zeile direkt nach dem Termin entsteht und nicht am Jahresende aus Erinnerungen rekonstruiert werden muss.
Warum eine CSV-Liste statt Software genügt
Der erste Reflex ist oft ein Werkzeug mit Login: Schulungsverwaltung, Erinnerungen, Auswertung. Für einen Betrieb mit 10 bis 250 Mitarbeitenden und wenigen Terminen im Jahr ist das eine große Maschine für eine kleine Aufgabe. Eine Datei genügt - kein Abo, kein Zugang, der verwaltet werden will, und kein weiterer Auftragsverarbeiter, dessen Vertrag jemand prüfen muss. Ein Register, das erst nach der Suche nach Zugangsdaten gepflegt wird, wird am Ende nicht gepflegt.
Deshalb ist das Register eine CSV: Sie öffnen es in Excel, Numbers oder LibreOffice, es lässt sich sortieren, filtern und drucken, und es liegt in einem Format, das auch in fünf Jahren noch jede Tabellensoftware liest. Weil Namen und Funktionen darin stehen, gehört die Datei zu den Personalunterlagen - Zugriff nur für die Personen, die ihn brauchen, und erfasst wird nur, was für den Nachweis nötig ist. Mehr als diese neun Spalten braucht es selten, denn jede zusätzliche Angabe will später auch gepflegt werden.
Was eine Datei nicht kann, sagen wir dazu: Sie erinnert nicht von selbst an fällige Auffrischungen, sie wertet nichts aus, und sie regelt keine Zugriffsrechte. Wer mehrere Standorte führt oder Nachweise revisionssicher versionieren möchte, ist mit einem Werkzeug mit Login besser bedient. Für die meisten Betriebe ist die Liste der Schritt, der überhaupt erst einmal getan wird.
Was Betriebe vor dem Kauf wissen wollen.
Wie dokumentiere ich KI-Schulungen nach Art. 4?
Halten Sie je Maßnahme fest, wer teilgenommen hat, wann sie stattfand, in welchem Format und wie lange, welche Themen behandelt wurden und wo das unterschriebene Blatt liegt. Zwei Ebenen haben sich bewährt: das unterschriebene Nachweisblatt je Person als Beleg und eine laufende Liste darüber, die alle Maßnahmen zusammenführt. Ein Format schreibt die Verordnung dafür nicht vor.
Gibt es eine gesetzliche Nachweispflicht für KI-Kompetenz?
Eine ausdrückliche Pflicht, ein Register oder Zertifikate zu führen, enthält die EU-KI-Verordnung nicht. Art. 4 verlangt Maßnahmen für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz, sagt aber nichts über deren Form. Wer bei einer Prüfung, im Streitfall oder gegenüber Kunden zeigen will, dass er solche Maßnahmen ergriffen hat, braucht dafür Unterlagen. Dokumentiert wird also aus Eigeninteresse, nicht wegen einer Formvorschrift.
Reicht eine Excel- oder CSV-Liste als Schulungsnachweis?
Ein Format ist nicht vorgeschrieben, gegen eine Tabelle spricht also nichts. Wichtig ist, dass die Liste vollständig geführt wird, nachvollziehbar bleibt und die unterschriebenen Blätter dazu auffindbar sind - der Ablageort gehört deshalb in eine eigene Spalte. Weil personenbezogene Daten darin stehen, gehört die Datei zu den Personalunterlagen und in einen zugriffsbeschränkten Ordner.
Wie werden Auffrischungen im Register geführt?
Als neue Zeile, nicht als Überschreibung der alten. Jede Maßnahme behält ihr Datum, ihre Themen und ihren Ablageort - so bleibt die Historie sichtbar, und man sieht, dass Kompetenz gepflegt und nicht einmalig hergestellt wurde. In der Spalte für die nächste Auffrischung steht der geplante Termin. Einen Rhythmus gibt die Verordnung nicht vor; sinnvoll ist ein Termin, spätestens wenn sich Werkzeuge oder Regeln ändern.
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Kein Rechtsrat. Ersetzt keine anwaltliche Prüfung. Dokumentiert Maßnahmen, erfüllt nicht automatisch Art. 4.
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